Töötamise registri üldpõhimõtete lühikokkuvõte on järgmine:
1)      registris tuleb registreerida kõik isikud, kes on ettevõttega seotud; ja
2)     töötamise alustamine tuleb registris registreerida hiljemalt tööd tegeva isiku tööle asumise hetkeks.

Käesolev artikkel on suunatud eelkõige ettevõtete personalitöötajatele ning seega käsitletakse töötamise registrit peamiselt seoses ettevõtetega. Tegelikkuses on aga töötamise registreerimisel kohustatud isikuks kõik tööd võimaldavad isikud, kelledeks on nii kõik juriidilised isikud (OÜ, AS, MTÜ, SA jt) kui ka füüsilised isikud, kes pakuvad tööd.

Väga oluline on teada, et töötamise registrisse ei tule kanda mitte üksnes töötajad (mida võiks registri nimest eeldada), vaid põhimõtteliselt kõik füüsilised isikud, kes on ettevõttega seotud. Täpsemalt tuleb registrisse kanda:
1)       töölepingu alusel töötavad isikud;
2)      võlaõigusliku lepingu (näiteks käsunduslepingu) alusel teenust osutavad isikud (välja arvatud füüsilisest isikust ettevõtjad);
3)      juriidilise isiku juhtimis- ja kontrollorgani liikmed ehk juhatuse ning nõukogu liikmed ja näiteks MTÜ-de puhul ka revisjonikomisjoni liikmed;
4)    äriühingus ja füüsilisest isikust ettevõtja juures (seega nt MTÜ-dele see ei kohaldu) vabatahtlikkuse alusel töötavad isikud.

Lisaks eraõigusliku juriidilise isikuga seotud füüsilistele isikutele tuleb registrisse kanda ka:
1)      ametnikud ja töötajad avaliku teenistuse seaduse tähenduses;
2)      Riigikogu liikmed;
3)      Vabariigi President;
4)      Vabariigi Valitsuse liikmed;
5)      kohtunikud;
6)      õiguskantsler;
7)      riigikontrolör;
8)      riiklik lepitaja;
9)      kohaliku omavalitsuse üksuse volikogu liikmed;
10)    valla- või linnavalitsuse liikmed;
11)    osavalla- või linnaosavanemad;
12)    avalik-õigusliku ameti kandjad;
13)   pikaajalisse välislähetusse saadetud ametnikuga kaasas olevad mittetöötavad abikaasad.

Ettevõtete kontekstis tekitab ilmselt enim küsimusi vabatahtlikkuse alusel töötavate isikute regulatsioon. Maksukorralduse seaduse eelnõu seletuskirjast nähtuvalt seisneb regulatsiooni loogika selles, et kasumile suunatud ärisektorile ei tohiks ollatavapärane tasuta tööjõu kasutamine ning siin võib maksuhaldur näha maksukuritarvitamise riski. Seega on vabatahtlike töötajate (kes töötamise eest tasu ei saa) registreerimise kohustuse eesmärgiks vältida olukordi, kus äriühingutes mitteametlikult tööd tegevaid isikuid hakatakse käsitlema vabatahtlikena ning seeläbi välditakse registreerimiskohustust. Siiski ei pea üldjuhul registreerima õppepraktika raames tööd tegevate praktikantide töötamist, kuid kui praktikandiga sõlmitakse tööleping või muu võlaõiguslik leping töö tegemiseks tasu eest, tuleb töötamine registreerida. See kehtib maksukorralduse seaduse eelnõu seletuskirja kohaselt ka juhul, kui õppeasutus aktsepteerib töötamist õppepraktikana.

Praktikas võib probleeme tekkida eelkõige olukorras, kui ettevõte korraldab näiteks talgupäeva oma töötajatele ja töötajate peredele. Sellisel juhul tuleb kõik talgupäeval osalejad töötamise registris registreerida ja seda enne talgupäeva toimumist (mitte tagantjärgi). Kokkuvõttes kaasneb sellega märkimisväärne bürokraatia ning lisaks peab olema talgupäeva korraldajal täpne ülevaade osalejatest. Kuigi enamikke ettevõtteid vabatahtlike kaasamisega seonduv ei puuduta, on teatud majandussektorites vabatahtlike kaasamine siiski kasutusel ning sellisel juhul muutub näiteks talgupäevade korraldamine oluliselt keerulisemaks (vaja on teada osalejate isikukoode jms).

Kokkuvõttes on ettevõtetel, kes kaasavad sageli oma tegevustesse vabatahtlikke, soovitatav kaaluda mittetulundusühingu asutamist, mis saab vabatahtlikke kaasata ilma piiranguteta ning ilma kohustuseta vabatahtlikke registreerida. Mittetulundusühingu asutamine on lihtne ning odav ja mittetulundusühingute tegutsemiseesmärke ei piirata. Seega võib mittetulundusühingu põhikirjaliseks eesmärgiks olla ka konkreetse ettevõtte tegevuse toetamine, kuid loomulikult võib see olla sõnastatud üldisemalt. Mittetulundusühingu asutamisel tuleb siiski meeles pidada, et ka sellisel juhul tuleb töötamise registris registreerida mittetulundusühingu töötajad ning juhtimis- ja kontrollorgani liikmed.

Ettevõtete jaoks on töötamise registriga seonduvalt kõige olulisem määrata konkreetne inimene (eelduslikult personalijuht või raamatupidaja), kes tagab registreerimiskohustuse täitmise. Nagu eespool mainitud, tuleb töötamise alustamine registreerida hiljemalt tööd tegeva isiku tööle asumise hetkeks. Seega võib registreerimine toimuda ka vahetult enne tööle asumist, kuid ajal, mil isik alustab töötamist, peab olema töötamine registreeritud. See on oluline, kuna ettevõtte kontrollimise puhul ei saa ettevõte vabandada töötaja mitteregistreerimist sellega, et töötaja on esimest päeva tööl ja teda pole jõutud registrisse kanda. Kui töötamist alustatakse enne registreerimiskohustuse täitmist, on tegemist juba rikkumisega. Selle nõude eesmärgiks on eelkõige ümbrikupalkade maksmise vältimine.

Registrisse kantava töötamise alustamise kuupäeva puhul on oluline jälgida lepingute erisusi. Näiteks töölepingus peab olema fikseeritud töö alustamise kuupäev, mis märgitakse töötamise alustamise kuupäevana ka töötamise registrisse. Võlaõiguslike lepingute (näiteks käsundusleping) korral loetakse töötamise alustamiseks aga lepingu jõustumise kuupäeva, mis üldjuhul on lepingu allkirjastamise kuupäev.

Lisaks töötamise alustamisele tuleb registris kajastada ka töötamise peatumist ja lõpetamist ning töötamise liiki, sh töötamise liigi vahetumist (näiteks käsunduslepingu asemel töölepingu alusel töötamise alustamist). Töötamise peatumise ja lõpetamise korral on tähtajad pikemad – töötamise peatumine ja lõpetamine tuleb registreerida kümne päeva jooksul töötamise peatumise või lõpetamise päevast arvates.

Juhul, kui registrisse kantud andmed on ebaõiged, on neid võimalik parandada ning seda reguleerivad maksukorralduse seaduse §-d 25⁶ ja 25⁷. Tööd võimaldav isik (ehk tööandja) saab töötamise registrisse tehtud vigast registrikannet elektroonselt parandada üksnes kolme kuu jooksul töötamise alustamise, peatumise või lõpetamise kuupäevast alates. Kui aga kande tegemisest on möödunud kolm kuud, saab kannet parandada vastutava töötleja otsusega kande parandamisest huvitatud isiku põhjendatud taotluse alusel. Andmete parandamise taotlus esitatakse vastutavale töötlejale 14 päeva jooksul muutmise vajadusest teadasaamisest arvates. Taotlusesse tuleb märkida andmete esitaja nimi ja kontaktandmed ning taotlusele lisatakse tõendid muudatuse tegemise vajalikkuse kohta. Kui vastutaval töötlejal tekib kahtlus kande või selle parandamise taotluse õigsuses, on vastutaval töötlejal õigus teha kande teinud isikule järelepärimisi ja nõuda täiendavaid andmeid. Kande parandamisest saab keelduda olukorras, kui kande parandamine ei ole põhjendatud.

Registreerimiskohustuse ja selle tähtaegade järgimine on oluline mh põhjusel, et registreerimise kohustuse täitmata jätmise eest saab määrata sunniraha. Maksekorralduse seaduse § 25⁸ kohaselt, kui tööd võimaldav isik ei ole tähtaegselt registreerinud tööd tegeva isiku töötamise alustamist või töötamise lõpetamist, võib maksuhaldur määrata registreerimiseks täiendava tähtaja ja teha hoiatuse, et kohustuse registreerimata jätmise korral võidakse rakendada sunniraha. Kui aga tööd võimaldav isik ei ole talle haldusaktiga pandud kohustust hoiatuses märgitud tähtpäevaks täitnud, peab ta tasuma hoiatuses märgitud sunniraha. Töötamise alustamise ja lõpetamise registreerimiskohustuse täitmisele sundimiseks ei tohi sunniraha kokku ületada 3300 eurot, sealjuures ei tohi see esimesel korral ületada 1300 eurot ja teisel korral 2000 eurot. Eeltoodu aga ei tähenda, et sunniraha on võimalik töötamise registreerimise kohustuse täitmata jätmise eest kokku rakendada üksnes kaks korda. Kui tööd võimaldav isik endiselt oma kohustust ei täida, saab sunniraha rakendada ka täiendavalt (kui sunniraha ei ole kokku üle 3300 euro). Sunniraha määrade kehtestamisel on maksekorralduse seaduse eelnõu seletuskirja kohaselt lähtutud põhimõttest, et ebaseadusliku tööjõu kasutamine ei tohi olla tööd võimaldava isiku jaoks kasumlikum kui tööd tegeva isiku vähemalt töötasu alammääraga tööle vormistamine ning korrektselt registreerimine.

Lõpetuseks on aga oluline märkida, et lisaks lisanduvale bürokraatiale on töötamise registril ka mitmeid plusse. Mh ei pea enam esitama haigekassale töötajate andmeid, kuna haigekassasse edastatakse töötajate kindlustamiseks automaatselt andmed töötamise registrist. Lisaks aitab register kaasa võrdse konkurentsi tekkimisele just kõrgeima ümbrikupalga maksmise riskiga valdkondades (ehitus, toitlustus, majutus, tööstus, kaubandus, transport), kuna eelduslikult väheneb töötajatele ümbrikupalkade maksmine ja ettevõtete kulud ühtlustuvad. Maksukorralduse seaduse eelnõu kohaselt on eeldatav täiendav maksulaekumine 5-12 miljonit eurot aastas.

Keijo Lindeberg
Advokaadibüroo LINDEBERG juhtivpartner/vandeadvokaat

Avaldatud Raamatupidamisuudiste 2014.a. 5. numbris